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  Inhaltsverzeichnis Word erkennt nun automatisch Überschriften im Dokument und kann daraus ein Inhaltsverzeichnis automatisch generieren und aktualisieren. Die Anwender müssen nicht mehr - wie von den Vorgängerversionen gewohnt - Formatvorlagen für ihre Überschriften einsetzen.

So gehen Sie vor:

Wählen Sie aus dem Menü Ansicht den Befehl "Symbolleisten" und dann "Gliederung":

Symbolleiste Gliederung

Markieren Sie den Text (eine Überschrift), der in das Inhaltsverzeichnis aufzunehmen ist.

Wählen Sie aus der Listbox "Gliederungsebene" die Verzeichnisebene, die dieser Eintrag im Inhaltsverzeichnis erhalten soll:

Verzeichnisebene

Wiederholen Sie diese Schritte für alle weiteren Überschriften. (Denken Sie an die Möglichkeit "Mehrfachauswahl" aus dem vorhergehenden Rezept!)

Zum Einfügen setzen Sie den Cursor an die Position, an der das Inhaltsverzeichnis im Dokument stehen soll. Wählen Sie dann den Befehl Einfügen/Referenz und Index und Verzeichnisse:

Verzeichnis einfügen

Auf der Registerkarte Inhaltsverzeichnis wählen Sie "OK":

Registerkarte Inhaltsverzeichnis

(Wenn Sie die Schaltfläche Optionen aktivieren, können Sie sehen und einstellen, wie das aktuelle Inhaltsverzeichnis gebildet wird:

Verzeichnisoptionen

Möglich sind Einträge aus Formatvorlagen, wie oben beschrieben manuell gesetzten Gliederungsebenen und aus Verzeichniseintragsfeldern.


  Ein Fehler...


Alle Seiten haben die Nummer "0"
Für einen Kunden habe ich einen Satz Dokumentvorlagen für Word XP programmiert und dazu ein Anwender-Handbuch zum Schriftverkehr im Corporate Design geschrieben.

Für dieses Anwenderhandbuch nutzte ich gleich eine der Kundenvorlagen, die mit Formatvorlagen für Überschriften, Aufzählungen, Tabellen und Verzeichnisse ausgestattet ist.

Eine Besonderheit der Kundenlösung: Auf Mausklick kann der Benutzer das Logo für Deckblatt und Folgeseiten aus dem Dokument entfernen (wenn er auf Geschäftsvordruck drucken will) oder das Logo auch wieder einfügen (wenn es z. B. in PDF konvertiert oder per per E-Mail verschickt werden soll).

Zunächst fiel es gar nicht auf, aber dann aktualisierte ich das Inhaltsverzeichnis des Handbuches und siehe da: Alle Inhalte wurden mit "Seite 0" angegeben. Tatsächlich stand auch im Fuß jeder Seite die Angabe "Seite 0 von n" - wobei "n" die Gesamtzahl der Seiten korrekt angab.

Da half kein Aktualisieren des Seitennummern-Feldes und auch die Formatierung der Seitennummer auf einen neuen Beginn blieb wirkunslos. Hartnäckig bestand Word darauf, dass alle Seiten die Seiten 0 sind. Lediglich das Deckblatt konnte ich beim Testen in der Kopfzeile per Seitennummern-Feld mit "1" nummerieren, aber schon in der Fußzeile der 1. Seite war das Feldergebnis die "0".

Was war der Grund?
Unerklärlich aber rekonstruierbar: Alle Kundenvorlagen zeigten diesen Fehler, bis auf zwei. Bei diesen beiden Vorlagen war standardmäßig das Logo in der Kopfzeile nicht enthalten. Denn diese Dokumente werden zumeist auf Geschäftsvordruck gedruckt. Aber: Sobald ich hier das Logo einfügte (was ja in der Praxis auch ab und zu erforderlich sein wird), aktualisierten sich flink alle Seitennummern mit "0".

Also hatte ich da schon etwas Klarheit gewonnen: Es lag am Logo. Noch ein wenig Testarbeit, und der Fehler war endgültig eingekreist. Es handelte sich um die Logografik in der Kopfzeile der Folgeseiten. Als ich dieses Logo neu formatierte mit der Angabe "mit Text in Zeile" funktionierte die Seitennummerierung wieder korrekt.

Übrigens: Dieser Fehler tritt bei Word 2000 nicht auf. Da gab es einmal ein anderes Problem bei der Seitennummerierung, das die Gesamtzahl der Seiten im Dokument betraf. Aber dieser "Bug" wurde von Microsoft schnell behoben und per Service-Update zur Verfügung gestellt.

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