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Die Word-Tabelle kann für die unterschiedlichsten Zwecke eingesetzt werden. Um für jeden Einsatzzweck die optimalen Einstellungen zu finden, sehen Sie sich an, welche Eigenschaften Sie bei der Tabelle flexibel vergeben können. Weiter unten finden Sie dann die Beschreibung von Anwendungsbeispielen.

Bei markierter Tabelle wählen Sie den Befehl Tabelle/Tabelleneigenschaften...

(Die folgenden Bildschirmabzüge wurden mit Word XP gemacht. Bei der Version Word 2000 sind die Einstellungen ähnlich.)

Tabelleneigenschaften

Diese Registerkarte ermöglicht Einstellungen für die Darstellung der gesamten Tabelle innerhalb Ihres Dokumentes. Wenn Sie die aktuelle DIN 5008:2001-11 beachten wollen, stellen Sie die Tabelle so ein, dass auch eventuelle Rahmen innerhalb der Seitenränder liegen. Nach der DIN sind Tabellen, die nicht die komplette Seitenbreite benötigen, innerhalb der Seite horizontal zu zentrieren.

Tabellen "einfrieren"
Wenn Sie nicht wollen, dass Word die Spaltenbreiten gemäß Ihren Eingaben selbst ändert, dann frieren Sie Ihre Tabelle ein, indem Sie Einstellungen bei den Optionen vornehmen:
Optionen


Deaktivieren Sie in diesem Fall das Kontrollkästchen Automatische Größenänderung zulassen.

Hier stellen Sie auch Abstände ein (besonders wichtig, falls Sie Rahmen verwenden), die Word innerhalb der Zellen einhalten soll. Die DIN sagt dazu: "Felder werden mit einem Mindestabstand von 1 mm zur senkrechten Linie beschriftet. Zwischen Text- und Feldbegrenzung sollte oben und unten ein gleichmäßiger Abstand festgelegt werden."

Eine eventuell benötigte feste Höhe (zum Beispiel für das unten beschriebene Anwendungsbeispiel Nummer 2) erreichen Sie auf der Registerkarte "Zeile" bei den Tabelleneigenschaften:

Hier geben Sie die Höhe (zum Beispiel in "cm") vor und stellen rechts bei der Zeilenhöhe "genau" ein.

Bei Tabellen, die über mehrere Seiten laufen, ist es selbstverständlich, dass die Überschriftenzeile wiederholt wird. Das sagt auch die DIN 5008:2001-11. Diese Einstellung erreichen Sie durch Aktivierung des Kontrollkästchens. Falls nicht zu viele Textzeilen innerhalb einer Tabellenzeile stehen (zum Beispiel bei Angeboten), sollte unbedingt das Kontrollkästchen "Zeilenwechsel auf Seiten zulassen" deaktiviert werden. Damit erreichen Sie, dass eine Tabellenzeile mit zusammengehörenden Text nicht durch einen Seitenwechsel unterbrochen wird, was besonders unschön - und manchmal sinnentstellend - bei wiederholten Überschriften ist.

Zeilenhöhe


Die Spaltenbreite bestimmen Sie hier (falls Sie nicht die automatische Größenänderung zulassen wollen):

Spalten

Die Registerkarte "Zelle"
Zelle


Bei festen Zeilenhöhen ist es vielleicht auch sinnvoll, hier eine vertikale Ausrichtung innerhalb der Zelle vorzugeben.

Zellenoptionen


Die Zellenoptionen beziehen sich auf die markierte(n) Zelle(n) der Tabelle, können also auch pro Zelle separat vorgegeben werden.

Das Kontrollkästchen "Zeilenumbruch" bewirkt, dass die Zelle vertikal verlängert wird beim Einfügen von Text. Bei Deaktivierung wird die Breite der Zelle angepasst.

Das Kontrollkästchen "Text anpassen" verringert bzw. vergrößert die Schriftgröße, so dass der gesamte eingegebene Text in eine Zeile der Spalte passt. Diese Einstellung probieren Sie am Besten einmal aus. Sie ist sinnvoll, wenn minimale Anpassungen vorzunehmen sind.

Hier einige Beispiele, für die Sie die Tabelle einsetzen können:
  1. Gegenüberstellung
    Wenn Sie zwei Spalten einander gegenüberstellen wollen, deren Text nicht - wie zum Beispiel in einem Prospekt oder in der Zeitung - automatisch von der linken Seite in die Rechte Seite fließen soll, arbeiten Sie mit der Tabelle. Dabei achten Sie darauf, dass der Seitenwechsel innerhalb der Zelle zulässig ist (das ist die Einstellung, die Word standardmäßig vornimmt). Ein Einsatzbeispiel: Auf der linken Seite steht der muttersprachliche, auf der rechten Seite der fremdsprachliche Text.

    Bei jeder Zwischenüberschrift beginnen Sie eine neue Tabellenzeile. Damit sorgen Sie dafür, dass die einzelnen Tabellenzeilen nicht über zu viele Seiten laufen. Das könnte nämlich einmal zum Probleme machen.

    Um eine Tabelle für gegenübergestellten Text einzurichten, reicht es, mit einer einzeiligen Tabelle zu beginnen, die zwei Spalten hat. Für den Abstand zwischen den Spalten können Sie mit Absatzeinzügen sorgen: Setzen Sie in der linken Spalte einen rechten Einzug, und in der rechten Spalte einen linken Einzug. Natürlich können Sie für diesen Abstand auch eine schmale (Leerspalte) zwischen der linken und der rechten Textspalte einrichten oder die Einstellung der Zellenbegrenzung (siehe 2. Bild oben) nutzen.

  2. Feste vertikale Positionen mit der Tabelle sicherstellen (z. B. im Brief)
    In diesem Anwendungsbeispiel wird die Tabelle genutzt, um eine Vorlage für den Geschäftsbrief zu erstellen.

    Die Aufgabe: Sie wollen dafür sorgen, dass Ihre Absenderangabe, die als oberste Zeile im Empfängeradressfeld eines DIN lang Kuverts sichtbar sein soll, immer auf derselben Höhe sitzt. Oberhalb dieser Zeile steht zum Beispiel Ihr Logo. Wenn Sie nun das Logo löschen (weil ein Brief auch einmal auf einen Geschäftsbogen ausgedruckt werden soll, der das Logo bereits enthält), rutscht Ihr Absender nach oben. Da Sie dies verhindern wollen, setzen Sie das Logo zum Beispiel in eine Tabellenzeile, die eine feste Zeilenhöhe hat.

    Wenn zudem das Empfängeradressfeld des Briefes ebenfalls in einer Tabellenzeile mit fester Zeilenhöhe steht, erreichen Sie folgende Effekte:

    • Sie verhindern, dass mehr Anschriftenzeilen eingegeben werden können, als im Fenster eines Kuverts sichtbar sind.
    • Der nachfolgende Text (z. B. eine Bezugszeichenzeile) beginnt ebenfalls immer auf fester Höhe.


  3. Tabelle für Preislisten, Rechnungen
    Das ganz typische Anwendungsbeispiel für Tabellen ist natürlich die Rechnung, Preisliste oder der Einsatz bei der Angebotsschreibung. Hierbei machen Sie sich die Möglichkeit zunutze, die Textausrichtung in Tabellen ganz genau so einzurichten, wie Sie sie benötigen: Zum Beispiel setzen Sie eine Preisspalte rechtsbündig, zentrieren die Artikelnummern und schreiben den Positionstext linksbündig.

    Zudem können Sie in Tabellen rechnen. Wie das funktioniert, kennen Sie vielleicht bereits aus früheren Wordrezepten.



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