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  Mögliche Datenquellen: Wo kommen die Adressen her, wie sind sie aufgebaut?
Mögliche Formate sind eine Access-, Excel-, oder Word-Tabelle.
Wenn Sie die Adressen selbst erfassen müssen, Access oder Excel nicht so gut kennen oder Ihr PC nicht der schnellste ist, dann verwenden Sie einfach die Word-Tabelle, um Ihre Adressen zu erfassen und zu organisieren.
In der Word-Tabelle haben Sie alle Werkzeuge zur Hand, die Sie benötigen: Sie können die Adressen - ein überlegter Aufbau vorausgesetzt - nach verschiedenen Kriterien sortieren und mit den Seriendruckoptionen auch selektieren.
  So fangen Sie an: "Zerpflücken" Sie Ihre Adressen in Einzel-Angaben (Felder), z. B.: Vorname, Name, akad. Grad (der Anredebestandteil ist), Firma, Abteilung, Straße, Postfach, Straßen-PLZ, Postfach-PLZ (ggf. mit Länderkennzeichen), Ort und weitere Kriterien, die Sie eventuell benötigen, um auch später einmal Ihren Adress-Bestand sortieren oder selektieren zu können. Vergessen Sie auch die Anrede nicht (Herr / Frau).

Wählen Sie in Word den Befehl Datei neu.
Ändern Sie das Papierformat mit dem Befehl Datei Seite einrichten auf quer.
Setzen Sie den linken und rechten Rand sehr eng (ca. 1 cm).
Zählen Sie die Felder einer Muster-Adresse mit den meisten benötigten Angaben, und fügen Sie in das leere Dokument eine Tabelle mit so vielen Spalten, wie Sie Felder ermittelt haben, ein. (Falls Sie ein Feld vergessen: keine Angst, eine Spalte kann auch nachträglich hinzugefügt werden.) Es genügt eine einzeilige Tabelle.
(Sie könnten auch den Word Seriendruckmanager verwenden; aber in den meisten Fällen passen die hierin angebotenen Standardfelder nicht, und Sie müssten Felder umbenennen und weitere Felder einfügen. Schneller kommen Sie mit der eigenen Tabelle zum Ziel.)

In der ersten Tabellenzeile vergeben Sie nun Feldnamen. Dabei müssen Sie beachten, dass diese Namen keine Sonderzeichen enthalten (bitte auch keine Leerzeichen verwenden). Wählen Sie eindeutige Namen, z. B. VName für den Vornamen, NName für den Nachnamen, AkadGrad für akademische Grade, die Namensbestandteil werden (Dr., Professor), Firma1, Firma2, PPLZ für die Postfach-Postleitzahl, SPLZ für die Straßen-Postleitzahl in größeren Orten).

  Adressen erfassen: Der Cursor steht in der ersten (und einzigen) Tabellenzeile mit den Spaltenüberschriften.
Wählen Sie den Befehl Ansicht Symbolleisten und die Symbolleiste Datenbank.

Wählen Sie auf der Symbolleiste die erste Schaltfläche "Datenmaske". Sie können nun komfortabel Ihre Adressen erfassen: Bild

Felder, die Sie bei einzelnen Adressen nicht benötigen, lassen Sie einfach frei.

Stören Sie sich nicht daran, wenn innerhalb der Tabellenspalten Zeilenumbrüche stattfinden. Das hat keinerlei Auswirkungen auf Ihren späteren Brief.

Speichern Sie die Adressen-Tabelle z. B. unter dem Namen Adressen.doc in Ihrem Standard-Dokumentverzeichnis. Dieses Dokument stellt nun Ihre Datenquelle dar.
  Serienbrief "bauen": Verwenden Sie am besten Ihre gültige Brief-Dokumentvorlage, um den eigentlichen Serienbrief zu erfassen.
Lassen Sie das Feld für den Empfänger erst einmal leer. Ebenso den Platz für die persönliche Anrede.

Schreiben Sie nur den Text, der für alle Empfänger aus Ihrer Adressen-Tabelle identisch ist.
Wenn der Brief bis auf die variablen Daten aus Ihrer Datenquelle fertig ist, speichern Sie ihn, z. B. unter dem Namen SBrief (für Serienbrief).
Wählen Sie den Befehl Extras Seriendruck.

Wählen Sie unter Hauptdokument erstellen die Option Serienbrief und das aktive Fenster.

Wählen Sie Daten importieren und Datenquelle öffnen und Ihre Adress-Tabelle.

Bestätigen Sie die Meldung, dass noch keine Seriendruckfelder gefunden wurden, mit OK. Sie erhalten nun eine Seriendruck-Symbolleiste.
  Seriendruckfelder einfügen: Setzen Sie den Cursor auf die Position, wo die Adresse benötigt wird.
Wählen Sie die Schaltfläche Seriendruckfeld einfügen aus der Seriendruck-Symbolleiste.

Wählen Sie aus der Liste Ihrer Seriendruckfelder z. B. als erstes Feld "Firma1".
Gehen Sie in die nächste Zeile des Adressfeldes um z. B. "Firma2" einzufügen.
(Falls bei einigen Adressen die Felder Firma1 und Firma2 nicht belegt sind, rutscht Word standardmäßig automatisch die nachfolgenden Zeilen nach oben, es entstehen also keine unnötigen Leerzeilen.)
  Bedingungsfelder einfügen: Um unnötige Leerzeichen zu vermeiden und um die persönliche Briefanrede für Herren und Damen zu "basteln" benötigen Sie Bedingungsfelder.
Beispiel einzeilige Namenszeile im Adressfeld:
Fügen Sie das Seriendruckfeld "Anrede" ein. Fügen Sie ohne Leerzeichen ein Bedingungsfeld wenn-dann-sonst ein: Bild
Danach fügen Sie unmittelbar das Seriendruckfeld akadGrad selbst ein.
Mit diesem Bedingungsfeld sorgen Sie dafür, dass nur ein Leerzeichen zwischen Anrede und dem akademischen Titel gesetzt wird, wenn tatsächlich ein akademischer Titel vorhanden ist.
Falls Sie auch Adressen haben, wo die Angabe Vorname leer ist, gehen Sie analog vor.

Beispiel: Postfach oder Straße, Postfach-PLZ oder Straßen-PLZ
Setzen Sie auch hierfür Bedingungsfelder.
Wenn das Postfach-Feld nicht leer ist, soll die Postfachadresse verwendet werden, ansonsten die Straßen-Adresse. Hierbei muss die Syntax beachtet werden!

Beispiel: Persönliche Briefanrede
Bedingungsfelder werden benötigt für die persönliche Briefanrede.
Wenn die Anrede "Frau" ist, heißt es "Sehr geehrte Frau "
Wenn die Anrede "Herr" ist, heißt es "Sehr geehrter Herr "
Danach folgt wiederum eine Leertaste, der akademische Grad und - wenn dieser nicht leer ist - eine Leertaste und der Nachname.

Sie können komplexe Bedingungen auch ohne den Word-Dialog bearbeiten, wenn Sie die Ansicht Feldfunktionen wählen: Tastenkombination Shift + F9. Beachten Sie die Syntax. Jedes Leerzeichen hat hier eine Bedeutung.

Wenn Sie Bedingungen selbst formulieren, beachten Sie bitte, dass Sie die geschweiften Klammern, die Feldbeginn und -Ende bezeichnen, mit der Tastenkombination Strg + F9 einfügen.

  Sofortkontrolle: Um Ihre Bedingungsfelder zu testen, wählen Sie die Schaltfläche Seriendruckvorschau Ihrer Seriendruck-Symbolleiste.
Blättern Sie dabei mehrere Datensätze durch, um typische Fehler auszuschließen (Schaltfläche Nächster Datensatz...).
  Seriendruck: Wählen Sie aus der Seriendruck-Symbolleiste die Schaltfläche Seriendruck, um den Seriendruck zu starten.
Wenn Sie nicht allzuviele Datensätze haben, lassen Sie die Standard-Einstellungen, die Word im Seriendruck-Dialog anbietet, unverändert.
Word erzeugt dann aus allen vorhandenen Datensätzen Briefe, die in einem einzigen durch Abschnitte getrennten Dokument stehen. Dieses Dokument erscheint in einem neuen Word-Fenster mit Titel Serienbriefe 1. Bevor Sie den Seriendruck auf den Drucker ausführen, können Sie in diesem Dokument nochmals Empfänger kontrollieren, die Sie als besonders "kritisch" sehen.

Das Serienbriefe-Dokument sollte in der Regel nicht gespeichert werden. Es kann mit Hilfe Ihres Seriendruck-Hauptdokumentes und der verbundenen Datenquelle jederzeit neu erzeugt werden.
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