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Einladung und Protokoll zur Beprechung
Für wichtige interne Dokumente sollten Sie auf jeden Fall Dokumentvorlagen entwerfen und einsetzen. Dazu gehören im größeren Unternehmen zum Beispiel die Einladung zur Besprechung und das nachfolgende Protokoll.

Um mit solchen Vorlagen gleichzeitig organisatorische Maßnahmen zu verbinden, können Sie folgende Punkte beachten:
  • Einladung und Protokoll zur Besprechung folgen Ihrem Corporate Design, die Dokumentart ist auf den ersten Blick erkennbar.

  • Ort, Raum, Datum, Beginn und Ende der Besprechung sind übersichtlich in immer derselben Weise angeordnet. Hinzu kommt die Angabe des Moderators und des Protokollführers. Unterschieden wird zwischen (aktiven) Teilnehmern und Personen, die in Kenntnis gesetzt werden.

  • Die Einladung und das Protokoll enthalten klare Angaben zum Thema und Ziel.

  • Das Protokoll gibt Aufschluss darüber, welche Teilnehmer (auch teilweise) anwesend waren und ob und wie weit das Ziel erreicht wurde. Vereinbarte Aktionen werden mit Verantwortlichem und Termin festgehalten.

Beispiel für eine Besprechungseinladung
Einladung zur Besprechung
Beispiel für ein Besprechungsprotokoll
Protokoll der Besprechung

Sinnvoll ist eine Zusammenfassung des Ergebnisses zu Beginn des Protokolls. Dann folgen die vereinbarten Einzelaktionen jeweils mit Angabe des Verantwortlichen und des Termins.

Protokoll - Ergebnis

Um die Einzelmaßnahmen ähnlich wie in dieser Abbildung zu gestalten, schieben Sie den rechten Absatzeinzug um ca. 30 mm nach links und setzen rechts daneben einen linksbündigen Tabulator.

Wordeinstellung

Mit dem Befehl Format/Rahmen und Schattierung... wählen Sie eine Rahmenlinie für den Absatz rechts:

Rahmeneinstellung

Dokumentvorlagen für Einladung und Protokoll enthalten - neben den Elementen Ihres Corporate Designs - die Festtexte für das Deckblatt.

Einladungs- und Protokollkopf können als Tabelle angelegt werden. In den gezeigten Beispielen gibt es keine Tabellenrahmen.

In die Protokollvorlage sollte die Überschrift zum Ergebnis mit aufgenommen werden. Die Absatzüberschrift für Aktionen oder Einzelmaßnahmen, die einzuleiten sind, zusammen mit der speziellen Absatzformatierung für die Eingabe des verantwortlichen Mitarbeiter und des vorgesehenen Termins, werden in der Dokumentvorlage als AutoText gespeichert.

Weitere Automatisierungen sind möglich bei Einsatz unserer Komplettlösungen zur Korrespondenz.