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  Vorschläge:

Dokumentvorlage
Wenn Sie häufiger lange Dokumente schreiben, empfiehlt sich auch hierfür das Einrichten einer Dokumentvorlage.
In dieser Dokumentvorlage speichern Sie alle Elemente, die Sie für das lange Dokument immer benötigen, zum Beispiel:
  • Datei/Seiteneinrichtung (überlegen Sie, ob Erst- und Folgeseiten identische Kopf- und Fußzeilen haben, oder ob die erste Seite anders ist);
    Befehl: Datei/Seite einrichten - wichtige Registerkarten: Seite einrichten und Seitenlayout
  • Die Formatvorlage Standard
    Die Formatvorlage Standard ist die Basis für weitere in dem Dokument eingesetzte Word-Formatvorlagen - zum Beispiel: Kopf-/ und Fußzeile, Überschriften. Legen Sie für die Formatvorlage Standard die gewünschte Standardschrift fest und - damit immer ein einheitliches Aussehen gewährleistet ist - auch den Abstand, den Word automatisch nach jedem Absatzende selbst einhalten soll.
    Befehl: Format/Formatvorlagen(katalog) - Formatvorlage Standard auswählen und Schaltflächen Bearbeiten / Format...
  • Kopf- und Fußzeilen
    Fügen Sie in der ansonsten noch leeren Dokumentvorlage einen Seitenwechsel ein: drücken Sie hierfür die Tastenkombination Strg + Zeilenschaltung. Geben Sie die Kopfzeile für das Deckblatt (falls diese Bestandteil der Vorlage werden soll ein); Wenn die erste Seite anders ist: wechseln Sie auf die Kopfzeile der Folgeseite und geben Sie hier auch den benötigten Text ein. Verwenden Sie für die Seitennummerierung Felder (das Feld "Seitennummer" einfügen und "Anzahl der Seiten" sind als Schaltflächen in der Symbolleiste Kopf- und Fußzeilen enthalten). Sie können auch den Befehl Einfügen/Feld wählen, die gewünschte Feldkategorie und -Art. Nach dem Einrichten der Kopfzeile für die Folgeseiten entfernen Sie den Seitenwechsel wieder aus der Vorlage. Word speichert die Kopfzeilenangaben, obwohl keine Folgeseite vorhanden ist.
  • Gliederung
    Wollen Sie beim Schreiben langer Dokumente mit der Gliederung arbeiten? Möchten Sie ein Inhaltsverzeichnis erstellen? Wenn Sie eine dieser Fragen mit "Ja" beantworten, dann sollten Sie auf jeden Fall die automatischen Überschriftformatvorlagen von Word einsetzen. Fügen Sie den Text Ihrer ersten Hauptüberschrift ein und - noch während der Cursor in diesem Überschriftsabsatz steht - drücken Sie die Tastenkombination Alt + 1. Word ordnet der Überschrift automatisch die Formatvorlage Überschrift 1 zu. Nach Drücken der Zeilenschaltung wird - wenn Sie in der Layout-Ansicht arbeiten - wieder umgeschaltet auf die Formatvorlage Standard. Die Formatierung für Überschriften der zweiten und dritten Ebene erhalten Sie analog durch Drücken der Tastenkombinationen Alt + 2 sowie Alt + 3. Wenn Ihnen die Überschriftformate nicht gefallen, ändern Sie diese ab mit dem Befehl: Format/Formatvorlagen(katalog) - Formatvorlage Überschrift... auswählen und Schaltflächen Bearbeiten / Format...

    In der Ansicht Gliederung haben Sie die Möglichkeit, Gliederungsinhalte vorübergehend auszublenden, die Gliederungsansicht zu reduzieren oder zu erweitern und Gliederungspunkte (Überschriften mit ihren Unterpunkten) komfortabel in der Reihenfolge zu verändern. Darauf werden wir in einem späteren Rezept einmal eingehen.
  • Inhaltsverzeichnis einfügen
    Bereits in der Dokumentvorlage können Sie ein Inhaltsverzeichnis anlegen, das Sie bei der Bearbeitung des Dokumentes aktualisieren: Positionieren Sie den Cursor auf die Stelle, wo das Inhaltsverzeichnis eingerichtet werden soll. Wählen Sie den Befehl Einfügen Index und Verzeichnisse ... und die Registerkarte Inhaltsverzeichnis. Wählen Sie ein Layout aus. Im späteren Dokument aktualisieren Sie das Inhaltsverzeichnis mit der Taste F9, während der Cursor irgendwo innerhalb des Verzeichnisses steht. (Hinweis: Das Inhaltsverzeichnis ist ein Word-Feld. Falls Word nicht das Verzeichnis selbst, sondern nur die Feldklammern mit dem Namen anzeigt, können Sie diese Ansicht umschalten, indem Sie bei markiertem Dokument die Tastenkombination Shift (Umschalttaste) + F9 drücken.)
  • Nach dem Speichern und Schließen der Vorlage: Texterfassung im neuen Dokument
    Wenn Sie Absatzabstände definiert haben, sollten Sie bei der Erfassung des langen Dokumentes keine Leerzeilen einfügen, indem Sie nach einem Absatzende nochmals die Zeilenschaltung drücken. Die Abstände soll Word für Sie machen.
    Wenn Sie einmal eine neue Zeile beginnen wollen, ohne dass ein Absatzzwischenraum eingefügt wird, dann verwenden Sie die Tastenkombination Shift (Umschalttaste) + Zeilenschaltung. Word fügt dabei eine "weiche Schaltung", also nur einen Umbruch auf eine neue Zeile, nicht aber auf einen neuen Absatz ein.
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