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  Ein Beispiel:
Bild
Für den Kurzbrief, den Sie auf dem Bild sehen, wurde eine Dokumentvorlage erstellt.

So erstellen Sie selbst eine Dokumentvorlage für den Kurzbrief:
(Die nachfolgende Beschreibung gilt für die Word Versionen 8 und 9, also Office 97 und 2000 - falls Sie Word Version 7 - Office 95 - verwenden, finden Sie die Formularfelder im Menü Einfügen.)

Wählen Sie den Befehl Datei / Neu und im Dialog rechts unten Neu erstellen: Vorlage. (Oder wählen Sie für Ihre Kurzbriefvorlage gegebenenfalls gleich eine vorhandene Briefvorlage.)

Führen Sie zunächst alle Schritte durch, die notwendig sind, damit die Vorlage Ihrem Unternehmens Corporate Design entspricht.

Einfügen der Formularfelder:

Wählen Sie den Menübefehl Ansicht/Symbolleisten und die Symbolleiste Formular.

Symbolleiste Formular

Damit Sie alle Ihre Formularfelder im fertigen Formular durch die graue Schattierung erkennen, wählen Sie den Menü-Befehl Extras/Optionen/Ansicht und bei Feldschattierung die Einstellung immer.

Nun positionieren Sie den Cursor auf die Stelle im Formular, an der die erste Anschriftenzeile des Empfängers vorzusehen ist. Klicken Sie auf die Schaltfläche Textformularfeld der Symbolleiste Formular.
Um Optionen für dieses Textfeld einzustellen, machen Sie einfach einen Doppelklick auf das graue Formularfeld. Bei den Optionen können Sie zum Beispiel die maximale Länge angeben, oder dass der erste Buchstabe des Ausfülltextes groß zu schreiben ist ...
Kopieren Sie dieses Textfeld zum Beispiel mit Drag & Drop für die weiteren Zeilen der Empfängeradresse.

Fügen Sie für den Betreff in diesem Kurzbrief ein Drop-down Formularfeld (3. Schaltfläche der Symbolleiste Formular) ein. Bei den Optionen für dieses Feld tragen Sie die benötigten Drop-down Elemente ein (sobald der Cursor beim Ausfüllen des Formulars auf diesem Feld steht, öffnet sich die Liste zur Auswahl des Elementes.) Hinter diesem Drop-down Feld haben wir wieder ein Textfeld angeordnet, damit bei Bedarf zusätzlicher Text eingefügt werden kann.

Fügen Sie die Kontrollkästchen (2. Schaltfläche der Formular-Symbolleiste) und ihren beschreibenden Text ein. Vergessen Sie nicht Kontrollkästchen mit anschließendem Textfeld, um individuellen Text für die Anlagen oder unter der Rubrik "mit der Bitte um ..." eintragen zu können. Ebenso sollte ein größeres Textfeld vorhanden sein, um dem Anwender das Schreiben eines kurzen Mitteilungstextes zu ermöglichen.

Wenn das Formular fertig ist, wählen Sie die Schaltfläche Formular schützen der Formular-Symbolleiste. Durch den Schutz des Formulars wird erreicht, dass beim Ausfüllen nur die Feld-Inhalte bearbeitet werden können, nicht aber andere Elemente der Vorlage.

Speichern Sie Ihre Kurzbrief-Formularvorlage und testen Sie die Funktionalität, indem Sie die Vorlage aktivieren mit dem Befehl Datei/Neu - Neu erstellen: Dokument.

Um nachträglich noch Änderungen zu machen, müssen Sie die Vorlage selbst wieder öffnen, den Schutz entfernen, ändern und erneut schützen und speichern.

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