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 Das Inhaltsverzeichnis
Technik
Word kann ein automatisches Inhaltsverzeichnis erstellen, wenn Sie in ihrem Text mit Formatvorlagen für Überschriften gearbeitet haben.

Dabei durchsucht Word Ihr Dokument nach den Überschriften, sammelt diese und versieht sie mit den Seitenzahlen ihrer Position im Text.
Überschriften verwenden
Mehr Informationen zu Überschriften finden Sie auch in unserem Rezept zum langen Dokument.

Hier weisen wir nur kurz darauf hin, dass Sie Überschriften gewichten können. So gibt es verschiedene Überschriftebenen, wobei die Ebene 1 die wichtigste ist. Theoretisch können Sie 9 Ebenen einsetzen. Die Formatierung Überschrift 1 ist das Kennzeichen für eine Hauptkapitelüberschrift, Ebene 2 ist Unterkapitel von 1 und Ebene 3 kennzeichnet wiederum Unterüberschriften von Ebene 2. Eine Nummerierung ist möglich, zum Beispiel in der Form 1 (Hauptkapitel), 1.1 (Unterkapitel) und 1.1.1 ... u.s.w.

Die Formatvorlagen für Überschriften sind in Word als Standard vorhanden. Es handelt sich dabei um Absatzformatvorlagen, d. h. Sie können einem kompletten Absatz das gewünschte Format zuweisen, indem Sie lediglich den Cursor innerhalb des Absatzes positionieren, ohne diesen auswählen (markieren) zu müssen.

Die Überschriftebenen 1 bis 3 sind über Shortcuts (Tastaturkürzel) aktivierbar: Die Tastenbelegung Alt + 1 formatiert zum Beispiel mit Überschrift Ebene 1, Alt + 2 mit Ebene 2 und Alt + 3 mit Ebene 3.

Wenn Sie viel mit Überschriften arbeiten, empfiehlt es sich, eine Tastaturbelegung für alle weiteren von Ihnen verwendeten Überschriftsebenen analog vorzunehmen, und zum Beispiel die Formatvorlage Standard auf Alt + 0 zu legen.

Beim Ausprobieren werden Sie bemerken, dass für die Überschriften bereits Formateinstellungen vorhanden sind. Diese basieren auf den Einstellungen der Formatvorlage Standard. Wenn Ihnen also die Formate Ihrer Überschriften nicht gefallen, beginnen Sie die Anpassungen bei der Formatvorlage Standard, und nicht bei den Überschriften selbst.

Bei der Verwendung der Überschriftformatvorlagen ist es jederzeit möglich, die Formateinstellungen zu ändern. Solche Änderungen wirken sich automatisch auf alle vorhandenen Überschriften aus.
Ansicht Gliederung
Für die Bearbeitung eines langen Dokumentes, besonders, wenn Sie den Text nicht nach Vorgabe erstellen, sondern selbst gliedern, empfiehlt sich das Arbeiten in der Ansicht Gliederung. Hier stehen Ihnen Schaltflächen zur Verfügung um Überschriftebenen höher oder niedriger zu stufen, Absätze als Textkörper (Formatvorlage Standard) zu formatieren und individuell Texte unterhalb der Überschriften zu verbergen oder wieder "auszuklappen". In der Ansicht Gliederung ist es so zum Beispiel ein Kinderspiel, die Reihenfolge ganzer Kapitel zu einander zu verändern. Auch für ein eingefügtes Inhaltsverzeichnis basieren die Formatierungen auf der Formatvorlage Standard.
Inhaltsverzeichnis einfügen
Zum Einfügen des Inhaltsverzeichnisses wählen Sie den Befehl Einfügen - Index und Verzeichnisse und die Registerkarte Inhaltsverzeichnis.

Unter Formate bestimmen Sie das Aussehen des Inhaltsverzeichnisses. Dabei steht eine Vorschau zur Verfügung für "Klassisch", "Ausgefallen", "Elegant"... Meistens ist das Format "Von Vorlage" angebracht. Dann richtet sich Word nach den Formatierungen, die Sie für die Überschriften selbst eingestellt haben, und das Layout des Inhaltsverzeichnisses passt zum übrigen Dokument.

Die Schaltfläche Bearbeiten wechselt in den Dialog zum Ändern der Formatvorlagen für die zu verwendenden Verzeichnisebenen, falls Sie die Einstellung "Von Vorlage" gewählt hatten. Beachten Sie, dass bei jeder Neuerstellung des Inhaltsverzeichnisses (nachdem Sie zum Beispiel nachträglich ein Kapitel eingefügt oder gelöscht hatten oder den Text der Überschrift änderten), das neue Verzeichnis wieder auf der Basis der Vorlagen eingefügt wird. Manuell am vorhandenen Verzeichnis vorgenommene Formatierungsänderungen gehen also verloren.

Das Kontrollkästchen Seitenzahlen anzeigen ist im Normalfall aktiv. Wenn Sie einmal ein Inhaltsverzeichnis ohne Seitenzahlen wünschen, deaktivieren Sie es.

Das Kontrollkästchen Seitenzahlen rechtsbündig sorgt dafür, dass die Seitenzahlen dezimalgerecht im Inhaltsverzeichnis am rechten Einzug ausgerichtet werden.

Bei Ebenen haben Sie die Möglichkeit zu bestimmen, wie viele Überschriftsebenen im Inhaltsverzeichnis berücksichtigt werden sollen. Wenn Sie ein kurzes Inhaltsverzeichnis nur der Hauptkapitel wünschen, stellen Sie hier die "1" ein. Bei einem detaillierten Verzeichnis auch der Unterkapitel können Sie theoretisch bis zur Ebene 9 anzeigen lassen.

Besonders bei detaillierten Verzeichnissen erleichtern die Füllzeichen, die Word zwischen den Überschriftstext und der Seitenzahl einfügt, die Orientierung. Sie wählen zwischen Punkten und einer durchgezogenen Linie.

Die Schaltfläche Optionen ermöglicht, dass Sie ein individuelles Verzeichnis erstellen auf der Grundlage jeder im Dokument verwendeten Formatvorlage. Ebenso können Sie ein Verzeichnis nicht nur aus Überschriften, sondern auch aus Verzeichniseintragsfeldern aufbauen, die Sie zum Beispiel für den Index (ein Stichwortregister) im Text verwenden.

Beim Einfügen eines Inhaltsverzeichnisses am Dokumentanfang stimmen die Seitenzahlen nicht, da der Platz, den das Inhaltsverzeichnis selbst braucht, während des Einfügens nicht berücksichtigt wurde. Mit Taste F9 an einer beliebigen Stelle innerhalb des Inhaltsverzeichnisses bringen Sie Word dazu, die Seitenzahlen zu aktualisieren.

Das Verzeichnis in Word 2000 besteht standardmäßig aus Hyperlinks. Wenn Sie also auf einen Eintrag klicken, springt der Cursor automatisch auf das Vorkommen im Text selbst.

Beachten Sie, dass immer wenn Sie nachträglich ein Kapitel mit einer neuen Überschrift in Ihr Dokument einfügen, ein Kapitel mit Überschrift entfernen oder den Wortlaut einer Überschrift ändern, das Inhaltsverzeichnis mit F9 aktualisiert werden muss (dabei fragt Word, ob es neu zu erstellen ist oder nur die Seitenzahlen zu aktualsieren sind).

Im nächsten Word-Rezept besprechen wir ausführlich die Formatvorlagen für Überschriften- und Verzeichnisebenen.




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