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Heute einmal wieder ein einfaches Rezept, das aber - falls Sie die Funktion nicht schon lange kennen - viel Arbeit und Mühe spart.

Sie alle wissen es wahrscheinlich: Wenn Sie Office oder Word auf dem PC installieren und mit dem Schreiben Ihres ersten Dokumentes beginnen, ist als Schriftart Times New Roman mit Schriftgrad 10 Punkt eingestellt.

Was tun, wenn in Ihrem Unternehmen ein Layout vereinbart ist, das eine andere Schrift als "Hausschrift" vorsieht? Nicht jedem Anwender gefällt die Times New Roman, und 10 Punkt ist bei der Times oft für eine gute Lesbarkeit einfach zu klein.

Um die Schriftart im aktuellen Dokument zu ändern, steht in der Symbolleiste Format eine Listbox zur Verfügung. Aber selbst wenn Sie das gesamte Dokument auswählen, und die gewünschte Schriftart mit Hilfe dieser Listbox oder dem Menübefehl Format/Zeichen... einstellen, stoßen Sie doch immer mal auf Situationen, wo Word einfach selbstständig wieder auf seine "Standardschrift" Times zurück kommt: Zum Beispiel bei Eingabe von Texten in Kopf- und Fußzeile, beim Einfügen der Seitennummer, beim Seriendruck ...
Wie funktioniert das mit der Schriftart in Word?
Sie müssen wissen, dass Word immer mit Vorlagen arbeitet. Dabei unterscheidet Word Dokumentvorlagen und Formatvorlagen. Selbst wenn Sie selbst keine spezielle Vorlage wählen, und nur ein paar Zeilen Text auf eine leere Bildschirmseite schreiben, holt sich Word dazu automatisch "seine" Dokumentvorlage, die Normal.dot.
Dokumentvorlagen
Jede Dokumentvorlage ist eine Art Behälter, der unsichtbare und sichtbare Elemente des späteren Dokumentes beinhaltet. So arbeiten Sie vielleicht mit Dokumentvorlagen, um einen Brief, ein Fax oder eine interne Mitteilung zu schreiben. Festtexte, die bei jedem Dokument gleich bleiben, wie zum Beispiel die Absenderadresse im Brief, sind sichtbare Elemente, die bereits in der Vorlage enthalten sein können, und daher von Ihnen also nicht bei jedem Brief immer wieder neu eingegeben werden müssen. Auf den ersten Blick unsichtbare Elemente einer Dokumentvorlage sind zum Beispiel Formatvorlagen.
Formatvorlagen
Genauso, wie Sie kein Dokument ohne Dokumentvorlage erstellen können, ist es nicht möglich, einen Absatz ohne Formatvorlage zu schreiben. Das heißt, wenn Sie selbst gar nichts einstellen, zieht Word immer "seine" Formatvorlage Standard heran, oder in bestimmten Situationen andere Vorlagen, die in der Regel auf den Einstellungen der Formatvorlage Standard aufbauen.

In der Symbolleiste Format finden Sie eine Listbox mit allen in Word automatisch vorhandenen Formatvorlagen.

Formatvorlagen

(Abbildung aus Word 2002 / XP)
Formatvorlagen anpassen
Um zu sehen, was so alles "drinsteckt" in der Formatvorlage Standard, betrachten Sie die Einstellungen mit dem Befehl Format/Formatvorlage ...

Formatvorlage Standard


Bei der Bearbeitung einer Formatvorlage stellen Sie die gewünschten Formate ein. Dazu klicken Sie auf die Schaltfläche

Schaltfläche Format

Zunächst wählen Sie aus der sich öffnenden Liste den Befehl Schriftart..., um Ihre "Hausschrift" einzustellen. Schauen Sie sich aber auch die Einstellungen für Absatz... an. Hier können Sie einen automatischen Abstand vor/nach jedem Absatz vorgeben, den Zeilenabstand definieren und den Zeilen- und Seitenumbruch bestimmen. Zum Beispiel sorgt das aktivierte Kontrollkästchen Zeilen nicht trennen dafür, dass ein Absatz nicht durch einen automatischen Seitenumbruch auseinander gerissen wird, sondern komplett auf die Folgeseite übernommen wird.

Nachdem Sie alle Format-Einstellungen für die Formatvorlage Standard vorgenommen haben, aktivieren Sie das Kontrollkästchen Zur Vorlage hinzufügen. Dadurch stellen Sie sicher, dass die geänderte Formatvorlage Standard der Dokumentvorlage hinzugefügt wird, auf der Ihr gerade aktives Dokument basiert. Wenn dies die Dokumentvorlage Normal.dot ist, werden die Einstellungen ab jetzt automatisch in jedem neuen Dokument, für das Sie keine andere Dokumentvorlage wählen, wirksam.

Sie sollten auch die anderen wichtigen Formatvorlagen, wie zum Beispiel die für Überschrift 1 bis 4 und je nach dem, mit welchen Dokumentarten Sie arbeiten, auch die Formatvorlagen für Verzeichnisse etc. überprüfen. Fügen Sie alle Formatvorlagen, die Sie ändern, der Dokumentvorlage hinzu.

Die häufige Praxis: "Aus Alt mach Neu ..."
Viele Anwender horten alte Dokumente, um daraus - nach ein paar Änderungen - zum Beispiel einen aktuellen Bericht oder Brief zu machen. Im Normalfall werden Änderungen wie zum Beispiel an Formatvorlagen in der Dokumentvorlage, auf der so ein "Recycling"-Dokument basiert, nicht automatisch wirksam. Wenn Sie dies jedoch wollen, dann gibt es dafür auch eine Möglichkeit:

Wählen Sie aus dem Menü Extras den Befehl Vorlagen und AddIns...

Extras/Vorlagen und AddIns


Sie sehen im Textfeld oben im Dialog den Namen der Dokumentvorlage für das aktive Dokument. Durch Aktivierung des Kontrollkästchens Formatvorlagen automatisch aktualisieren bringen Sie Word dazu, die Änderungen an den verwendeten Formatvorlagen in das Dokument zu übernehmen. (Diese Aktion lässt sich auch rückgängig machen, falls dabei mehr passiert, als Sie gerade beabsichtigten ;-))

Denken Sie daran: Die Einstellung unter Estras/Vorlagen und AddIns... wird mit dem Dokument gespeichert. Konkret:

Ihr Dokument basiert auf der Vorlage Normal.dot, deren Formatvorlage Standard die Schriftarteinstellung Verdana hat. Das Kontrollkästchen Formatvorlagen automatisch aktualisierenist in Ihrem Dokument aktiviert. Wenn Sie nun die Formatvorlage Standard in diesem Dokument von Verdana auf Arial ändern und die Änderungen speichern steht beim nächsten Öffnen der Text trotzdem wieder in Verdana da ...

Wenn das das von Ihnen gewünschte Resultat ist, dann ist alles in Ordnung. Falls Sie aber schlicht vergessen haben, ein Kontrollkästchen zu deaktivieren, kann es ärgerlich werden. Vor allem, wenn Sie Wert darauf legen, dass ein einmal erstelltes Dokument, das schließlich in dieser Form auch bei seinem Leser angekommen ist, als "Original" auf der Platte bleibt.



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