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Formatierungen verstehen
Häufige passiert es, dass beim Kopieren von Textpassagen zwischen verschiedenen Dokumenten unerwünschte Ergebnisse erzielt werden. So übernimmt vielleicht das neue Dokument Seiteneinstellungen des alten Dokumentes oder kopierte Absätze werden in ihrem ursprünglichen Format eingefügt, dabei sollten sie doch die Formate des Zieldokumentes annehmen. Damit Sie Ihre Dokumentformatierung wirksam selbst steuern können - und nicht von Word überrascht werden - erfahren Sie in diesem und in weiteren Rezepten einiges über die Hintergründe der "Word-Format-Philosophie". Wir beginnen heute mit der Dokument- und Abschnittformatierung.
Hierarchisches System
Word arbeitet mit einem hierarchischen System von Formaten für einzelne Zeichen, Absätze, Abschnitte und für das gesamte Dokument.
Dokument-Formatierungen: Datei/Seite einrichten
Bei der Seiteneinrichtung machen Sie Einstellungen, die prinzipiell für das gesamte Dokument gelten, zum Beispiel
  • Papierformat und -zufuhr (Druckerschacht)
  • Seiteneinstellung (z. B. gegenüberliegend)
  • Hoch-/Querformat
  • Seitenränder
  • Höhe und Abstände von Kopf- und Fußzeilen
  • Verschiedene Kopf- und Fußzeilen für Deckblatt und Folgeseiten...
Es gibt aber Fälle - und dabei lässt Word Sie nicht im Stich - wo Sie Elemente der Seiteneinrichtung für einzelne Seiten oder eine Folge von Seiten innerhalb eines Dokumentes individuell abweichend einrichten müssen. Hier zwei Beispiele:

1. Anlagen zum Dokument erhalten eine eigene Kopfzeile

Sie schreiben einen mehrseitigen Brief, der Anlagen enthält. Mit dem Befehl Datei/Seite einrichten haben Sie eingestellt, dass die Kopf- und Fußzeilen der ersten Seite anders sind als im Restdokument. So bleibt zum Beispiel der Kopf des Deckblattes leer und ab der zweiten Briefseite steht in der Kopfzeile jeweils die fortlaufende Seitennummerierung. Anlagen zu diesem Brief sollen aber als Anlage gekennzeichnet und nicht in die Nummerierung des Briefes mit einbezogen werden. Sie benötigen also neue Kopfzeileninhalte. Das erlaubt Word, wenn Sie einen neuen Abschnitt beginnen.

Fügen Sie mit dem Befehl Einfügen/Manueller Umbruch (in früheren Versionen: manueller Wechsel) einen Abschnittwechsel auf die nächste Seite ein.

Abschnittwechsel

Bearbeiten Sie dann für die neue, jetzt aktuelle Seite die Kopfzeile. Deaktivieren Sie das Schaltflächensymbol der Symbolleiste Kopfzeile das standardmäßig dafür sorgt, dass der neue Abschnitt dieselbe Kopfzeile erhält, wie der Vorgänger:



Geben Sie den neuen Kopfzeileninhalt ein, zum Beispiel: Anlage 1 zum Schreiben von ...
2. Querformat im ansonsten hochformatigen Dokument
Sie benötigen auch einen Abschnittwechsel auf eine neue Seite, wenn Sie bei einem hochformatigen Dokument eine z. B. ganzseitige Tabelle oder Grafik im Querformat unterbringen wollen. Fügen Sie den Abschnittwechsel wie bei 1. beschrieben ein.

Dann wählen Sie den Befehl Datei/Seite einrichten und definieren für diesen Abschnitt die Ausrichtung (Orientierung) Querformat:

Querformat


Wahrscheinlich müssen Sie auch Kopf-/ und oder Fußzeile für diesen Abschnitt separat bearbeiten. Dazu gehen Sie analog der Beschreibung in 1. vor.
Wo speichert Word solche Dokument- und Abschnittsformatierungen?
Das müssen Sie wissen, wenn Sie gezielt zwischen Dokumente Inhalte über die Zwischenablage (Bearbeiten/Kopieren - /Einfügen) tauschen:

  • Die Informationen zur Dokumenteinrichtung speichert Word in der letzten Absatzendemarke am Dokumentende. Abschnittsinformationen stehen direkt in dem Abschnittwechsel. Das bedeutet:
  • Wenn Sie die letzte Zeilenschaltung eines Dokumentes kopieren, dann nimmt Word die Dokumentformatierung (Seiteneinrichtung) mit.
  • Wenn Sie einen Abschnittwechsel kopieren, dann kommt die gesamte Formatierung des Abschnittes, der dem Wechsel vorangeht, mit.
  • Beim Kopieren eines Absatzes einschließlich seiner abschließenden Absatzendemarke werden die Absatzformatierung und alle Zeichenformatierungen mit kopiert.
  • Wenn Sie Inhalte der Zwischenablage komplett ohne Formatierung in ein anderes Dokument einfügen wollen, dann wählen Sie beim Einfügen den Befehl Bearbeiten/Inhalte einfügen und bei "Als" den Listeneintrag "unformatierten Text".
Probieren Sie es aus!
Damit Sie diese Formatierungszeichen, die so wichtige Informationen speichern, auch in Ihrem Dokument finden, aktivieren Sie die Anzeige der Sonderzeichen in der Symbolleiste Standard (ziemlich weit rechts, vor der Zoom-Prozentangabe):

Formatierungszeichen ein-/ausblenden.


Einen Abschnittwechsel identifizieren Sie dann anhand einer Doppellinie:

Abschnittwechsel


Die Absatzendemarke sieht genauso aus, wie das Schaltflächensymbol zum Ein-/Ausblenden von Formatierungs-/Sonderzeichen:



Mehr über Words "Formatierungsgeheimnisse" erfahren Sie im nächsten Rezept.