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Ein Doppelrezept: Erstellen von Mahnungen mit individuellen Mahnbeträgen (Fill-in-Felder) und das Personalisieren von Vertragsdokumenten (zum Beispiel Wartungsverträge mit Ask- und Ref-Feldern), wo bei jedem Vorkommen im Text jeweils statt "Vertragspartner" der individuelle Name einzusetzen ist. Am Ende des Rezeptes finden Sie das Beispiel zur Ermittlung des Mahnbetrages mit Verwendung von Ask- und Formel-Feldern.

Beispiel Mahnung: Eingabeaufforderung

Ohne Schnittstelle zu Ihrer Finanzbuchhaltung wollen Sie Mahnungen schreiben. Wir kümmern uns jetzt nicht darum, wie Sie zu den Adressen kommen, sondern gehen davon aus, dass Sie ein Seriendruckdokument verwenden, das den Mahntext beinhaltet und daneben eine Liste liegt, die Namen und Betrag enthält.

Für dieses Arbeitsbeispiel können Sie Felder einsetzen, die beim Drucken (siehe Extras/Optionen - Registerkarte Drucken) aktualisiert werden.
So gehen Sie vor:
Sie schreiben den benötigten Text, der für alle Mahnungen jeweils gleich bleibt. Anstelle des (variablen) Mahnbetrags fügen Sie ein Feld Fill-in ein:

Feld fill-in

Gleich beim Einfügen dieses Feldes fragt Word nach dem Betrag. Schreiben Sie einfach "Betrag" oder eine Zahl hin (Sie können das Eingabefeld zunächst auch leer lassen, aber dann sehen Sie Ihr Feld im Dokument nicht).

Beim Ausdrucken des Dokumentes fragt Word nach dem Betrag. Wenn es sich um ein Seriendruckdokument handelt, wird die Frage für jeden Datensatz neu gestellt.
Hinweis:
Ein Fill-in-Feld in der Dokumentvorlage wird von Word automatisch aktualisiert, sobald Sie ein Dokument auf Basis dieser Vorlage starten.

Beispiel: Vertrag - Verweise

Bei Vorlagen für Vertragsdokumente kann es sinnvoll sein, zu Beginn nach dem Namen des Vertragspartners zu fragen und diesen dann im eigentlichen Text automatisch zu wiederholen. Hierfür verwenden Sie zunächst das Feld Ask. Dieses Feld fragt Sie nach einem Inhalt, der in einer Textmarke gespeichert wird. Auf diesen Inhalt können Sie dann beliebig oft im Dokument verweisen.
Feld zum Zuweisen des Textmarkeninhaltes
Feld ask

In der Eingabezeile haben Sie dem Ergebnis eine Textmarke zugewiesen (vertragspartner) und die Eingabeaufforderung an den Benutzer (in Anführungszeichen) vorgegeben.

Nach dem Einfügen dieses Feldes sehen Sie nichts, da das Ergebnis kein Text sondern der Inhalt einer Textmarke ist. Nur wenn Sie die Zeile, die dieses Feld enthält, markieren und mit Umschalttaste + F9 zwischen der Darstellung des Feldinhaltes und der Feldfunktion umschalten, erkennen Sie Ihr Feld:

{ ASK vertragspartner "Namen des Vertragspartners eingeben" \* MERGEFORMAT }
Verweis auf die Textmarke
Schreiben Sie den Vertragstext.

Ganz zu Beginn steht Ihr Ask-Feld. Dieses Feld benötigt keinen Platz. Unmittelbar daran könnte sich Ihr Text anschließen.
    Vertrag zwischen vertragspartner
    und
    XXX

    vertragspartner wird ab zzz seine Tätigkeit bei XXX aufnehmen. Zu den Aufgaben von vertragspartner gehören ....
    vertragspartner ist verpflichtet ....
    .....
    .....
    .....
    Unterschrift XXX          Unterschrift vertragspartner

Überall, wo in obigem Beispiel vertragspartner steht, fügen Sie ein Feld ein. Diesmal - weil es schneller geht - manuell, d. h. nicht über die Dialogbox:

Drücken Sie die Tastenkombination Strg + F9 um Word-Feldklammern zu erzeugen. Schreiben Sie innerhalb der Feldklammern den Feldnamen "Ref" (= Referenz/Verweis) und den Namen der Textmarke "vertragspartner". Das Ergebnis sieht dann so aus: { ref vertragspartner }

Markieren Sie den gesamten Text mit Tastenkombination Strg + (num.) 5 oder Dreifachklick links außerhalb vom Rand.

Drücken Sie ggf. Umschalttaste + F9 um die Anzeige auf "Feldinhalte" umzuschalten.

Drücken Sie F9 um die Feldaktualisierung zu erzwingen.

Mahnbetrag ermitteln

Beispiel: Mit Feldern rechnen
Wenn Sie für den Mahnbetrag ein Ask-Feld einsetzen, können Sie den Mahnbetrag selbst mit einem Ref-Feld im Text einfügen und mit dem aktuellen Inhalt der Textmarke, die zum Beispiel "betrag" heißt, rechnen. Damit könnten Sie die fälligen Zinsen berechnen, wenn Sie ein Formelfeld zusätzlich einsetzen:

Angenommen, der Kunde müsste pro Monat 10 % Zinsen auf den Betrag zahlen. Zwei Monate schuldet er Ihnen das Geld.

Am Textbeginn fragen Sie nach dem Betrag:

{ ASK betrag "Mahnbetrag eingeben" \* MERGEFORMAT }{ ASK zinstage "Tage eingeben" \* MERGEFORMAT }

Der Mahnbrief könnte dann so lauten:

... haben Sie bisher versäumt, den fälligen Betrag in Höhe von { Ref betrag } zu begleichen. Unsere Bank berechnet 15 % Zinsen. Diese müssen wir für die Dauer von { Ref tage } an Sie weitergeben. Damit erhöht sich Ihr Außenstand um einen Betrag von EUR { = formel } auf EUR { = formel }.

Hmmm. Die zu verwendende Formel müssen Sie mit dem zuständigen Mitarbeiter in Ihrer Buchhaltung besprechen :) - ich gebe Ihnen hier nur ein Beispiel für die Syntax:

Die erste Formel könnte lauten:
{ = betrag*0,15 * tage/365 \# "#.##0,00"}

Die zweite Formel:
{ = betrag + (betrag*0,15 * tage/365) \# "#.##0,00"}

Hinter der Formel steht der Schalter \# für ein numerisches Bild. Das numerische Bild (das Nummerformat bei Feldern, deren Aktualisierung einen Betrag ergeben soll) steht in Anführungszeichen.

Hinweis:
Bei einer Dokumentvorlage: Die Fill-in-Felder werden beim Start des neuen Dokumentes von Word automatisch abgefragt. Die Ask-Felder zu Beginn müssen Sie mit F9 selbst aktualisieren.




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