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  Ein Beispiel:
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HERMA Etiketten

Für den Etikettendruck wird eine Dokumentvorlage erstellt. In diesem Beispiel gehen wir davon aus, dass Sie Seriendruck-Etiketten erstellen wollen und eine Seriendruck-Datenquelle für die Adressen vorhanden ist.
(Sie können, wenn Sie den Befehl Extras/Seriendruck wählen, als Seriendruckhauptdokument die Etiketten einstellen und nachdem Sie die zugehörige Datenquelle geöffnet haben, in einer Reihe von Etiketten-Formaten, die Word kennt, nachsehen, ob das von Ihnen benötigte Format vorhanden ist. Falls dies nicht der Fall ist, haben Sie die Möglichkeit, in einem Dialog ein benutzerdefiniertes Format einzurichten und dieses Format zur späteren Verwendung zu speichern.)

Es geht ganz schnell und ist nicht schwierig, sich eine Etikettenvorlage selbst zu "bauen":

Vorlage erstellen:
Wählen Sie den Befehl Datei / Neu und im Dialog rechts unten Neu erstellen: Vorlage.

Speichern Sie Ihre Vorlage zum Beispiel unter dem Namen SEtikett für Seriendruck-Etikett.

Etikettenbogen ausmessen und Seite einrichten:
Nun nehmen Sie ein Lineal zur Hand und vermessen Sie Ihr Etikettenblatt. Wenn die Etiketten randlos sind, dann bestimmen Sie mit dem Befehl Datei/Seite einrichten einen möglichst kleinen linken, rechten, oberen und unteren Seitenrand (zum Beispiel jeweils 1,0 cm).

Tabelle einfügen:
Danach fügen Sie eine einzeilige Word-Tabelle ein mit soviel Spalten, wie Etiketten nebeneinander vorhanden sind (in unserem Beispiel also eine 1 x 3 Tabelle).

In Word 2000 hat Ihre Tabelle automatisch Rahmen. Lassen Sie diese vorerst bestehen. Sie sind ganz nützlich bei dem späteren Probedruck.

Höhe der ersten Tabellenzeile:
Markieren Sie Ihre Tabellenzeile, indem Sie links außerhalb des Randes mit der Maus einmal klicken und bestimmen Sie als genaue Zeilenhöhe mit der Angabe cm die Höhe, die Sie für das Einzeletikett auf Ihrem Etikettenbogen gemessen haben.

Da unser Beispiel-Etikettenbogen keinen oberen Rand hat, befindet sich der Cursor in der ersten Zeile der ersten Tabellenzelle bereits auf einer Höhe, die für die erste Druckzeile geeignet ist, wenn Sie beim Einrichten der Seite den oberen Seitenrand mit 1 cm angegeben haben.

Schriftgröße:
Denken Sie kurz nach: Haben Sie sehr große Adressen, die viel Platz brauchen, oder handelt es sich eher um kurze Anschriften? Wählen Sie den Befehl Format/Formatvorlage, die Formatvorlage Standard und die Schaltfläche Bearbeiten. Über die Schaltfläche Format definieren Sie die Schrift und Schriftgröße, die sicherstellt, dass alle Adressen jeweils genügend Platz auf dem Etikett haben (in unserem Beispiel haben wir Arial Narrow 10 pt gewählt, die sehr schmal läuft).

Absender:
Schreiben Sie bei Bedarf eine Absenderzeile im ersten Etikett, beenden Sie diese mit einer Absatzschaltung und formatieren Sie diesen Absatz in einer kleineren Schrift direkt (ohne Änderung der Formatvorlage Standard). Kopieren Sie diesen Absenderabsatz in die anderen Tabellenzellen dieser ersten Zeile (zum Beispiel durch Ziehen und Ablegen mit der Maus oder über die Zwischenablage).

Seriendruck:
Nun wählen Sie den Befehl Extras/Seriendruck und die Schaltfläche Erstellen mit der Option Serienbriefe im aktiven Fenster.

Wählen Sie Ihre Datenquelle aus.

Datenfelder einfügen:
Wenn Sie wieder in Ihrer Etikett-Vorlage stehen, positionieren Sie den Cursor im ersten Tabellenfeld auf die Zeile, in der die erste Anschriftenzeile anzudrucken ist und wählen aus der Seriendrucksymbolleiste die Schaltfläche Seriendruckfeld einfügen und das erste Feld (zum Beispiel die Anrede oder den Firmennamen) das hier einzufügen ist. Nun "basteln" Sie das erste Etikett vollständig zusammen, indem Sie überall wo benötigt Leerzeichen oder Zeilenschaltungen eingeben und die erforderlichen Seriendruckfelder einfügen.

Seriendruckvorschau:
Wenn Sie die Schaltfläche "ABC" (Seriendruck-Vorschau) aktivieren, sehen Sie, wie diese erste Adresse aus Ihrer Datenquelle auf dem Etikett tatsächlich ausgedruckt wird.

Bedingungsfeld:
Wenn das Ergebnis Ihren Vorstellungen entspricht, gehen Sie in das nächste Feld der Tabellenzeile und wählen die Schaltfläche Bedingungsfeld einfügen und das Feld nächster Datensatz.

Ohne Leerzeichen oder Absatzende fügen Sie direkt nach diesem Bedingungsfeld die Seriendruckfelder für die Anschrift ein (dazu können Sie die Seriendruckfelder aus Ihrer ersten Tabellenzelle kopieren).
Kopieren Sie den kompletten Inhalt der zweiten Tabellenzelle in die dritte (das Bedingungsfeld und die Seriendruckfelder selbst).

Weitere Tabellenzeilen:
Wenn das dritte Etikett fertig ist, erzeugen Sie durch einen Tabulator-Sprung automatisch eine zweite Tabellenzeile. Kopieren Sie in die Etiketten der zweiten Zeile ebenfalls das Bedingungsfeld und die Seriendruckfelder.
Dann kopieren Sie die komplette zweite Tabellenzeile mit allen drei Spalten so oft, bis Sie die benötigte Anzahl von Zeilen (Etiketten) erreicht haben.

Seitenumbruch:
Word setzt die letzte Tabellenzeile auf eine neue Seite. Das müssen wir korrigieren. Dazu ist es notwendig, die Zeilenhöhe der letzten Tabellenzeile zu verringern (ändern sie ggf. hier auch die Schriftgröße) und die Absatzendemarke, die nach der Tabelle automatisch von Word gesetzt wurde, mit einer Schriftgröße von 1 pt zu formatieren, damit diese möglichst wenig Platz beansprucht.

Sobald die letzte Tabellenzeile auf die erste Seite zurück gerutscht ist, ist Ihre Etikettenvorlage erst einmal fertig.

Machen Sie einen Probedruck der aktuellen Seite auf Papier und überprüfen Sie das Ergebnis, indem Sie den Ausdruck unter den Etikettenbogen legen und gegen das Licht halten.

Abschlussarbeiten:
Vermutlich wird das zweite und dritte Etikett einer Zeile jeweils zu weit links bedruckt; dies können Sie korrigieren, indem Sie diese Spalten markieren, und mit dem Befehl Format/Absatz beispielsweise einen linken Einzug von 0,5 cm definieren.
Falls Ihre Tabelle noch Rahmen hat, markieren Sie die gesamte Tabelle und wählen Sie die Schaltfläche ohne bei der Rahmeneinstellung des Befehls Format/Rahmen und Schattierung.

Seriendruck durchführen:
Wenn alles passt, speichern Sie Ihre Vorlage. Starten Sie den Seriendruck, indem Sie den Befehl Datei/Neu wählen, als Vorlage Ihre Etikettenvorlage und auf die Schaltfläche Seriendruck der Seriendrucksymbolleiste klicken. Wenn Sie sicher sind, dass das Ergebnis korrekt sein wird, wählen Sie den Seriendruck in Drucker.

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