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Von Word über PDF zum Drucker

Als "Druck-Laie" habe ich im Auftrag der Grafik-Designerin Word-Vorlage gebaut. Diese Vorlage wird von den Mitarbeitern des Kunden mit Texten und Bildern befüllt und dann in das PDF-Format umgewandelt.

Die Druckerei des Kunden kann mit Hilfe des PDF (Druckvorstufe genannt) ihre Arbeit tun.

Beim fertigen Druckerei-Produkt sind zumeist weiße Ränder unerwünscht. Das vorgebene Layout meiner Word-Vorlage basiert zwar auf weißem Hintergrund, und sieht weiße Ränder vor, jedoch soll das farbige Feld der Titelgrafik bis an die Papierkante heranreichen.

Daher war es erforderlich, das Zielformat DIN A 5 quer innerhalb einer Seite DIN A 4 quer anzulegen und sogenannte "Schnittmarken" zu setzen.

Der Drucker bedruckt dann die großen Bögen und schneidet (mit zulässiger Toleranz von 1 bis 2 Millimetern innerhalb der Schnittmarken-Markierungen das Zielformat zurecht.

Vorlage für Druckvorstufe
Von Word bis zur Druckerei - die Arbeitsschritte:
Dokumentvorlage - Seite einrichten

Das Zieldokument - sog. Trainerkarten - besteht aus mehreren logischen Kapiteln, die jeweils unterschiedliche Kopf-/Fußzeilen-Informationen beinhalten. Das ist bei der Seiteneinrichtung der neuen Vorlage zu beachten.

Die Seiteneinrichtung wurde für DIN A 4 quer vorgenommen. Bei der Einstellung der Seitenränder muss schon heftig gerechnet werden. Links und rechts sollte die Zielkarte jeweils 0,5 mm Rand haben. Entsprechend wurde gerechnet:

DIN A 4 quer ist 297 mm breit. DIN A 5 quer ist 210 mm breit. So haben wir einen linken Rand von 5 cm und einen rechten Rand von 4,97 cm.

Beim oberen Rand berücksichtigen wir, dass die Titelgrafik über den eigentlichen Schnittrand hinausgehen muss (aufgrund der Schneidetoleranzen).

Aufgepasst: Bei diesem Dokument, wo jeder Abschnitt, der eine neue Kopfzeile hat, 1 bis x Folgeseiten bekommen kann, sollte die Layout-Einstellung "1. Seite anders" nicht aktiviert werden!
Schnittmarken setzen
Als Laie habe ich zunächst einen Fehler gemacht: Die Schnittmarken habe ich in einem zum Positionsrahmen umgewandelten Textfeld mit Hilfe des senkrechten Strichs und dem waagrechten Strich "gebastelt". So genau hab' ich's halt nicht genommen ;-))

Meine Auftraggeberin hat da aber schnell protestiert und mich aufgeklärt: Im Prinzip ist die Schnittmarke ein rechtwinkliges Dreieck mit 6 mm Kantenlänge. Die Spitze zeigt auf die Ecke des Zielformats. Um die Schnitttoleranz auf "sichere" 3 mm anzulegen, bleibt das Dreieck um dieses Maß zur Ecke hin offen.
Kleiner Ausflug zum Powerpoint
Am schnellsten lassen sich die Schnittmarken in Powerpoint basteln:

Raster einstellen und das offene Dreieck mit Hilfe der Linie "malen" - ordentlich groß, und die Linie auch ruhig 3 pt stark, damit wir sehen, was wir tun:

Powerpoint

Die Linien werden als Zeichnung gruppiert und 3 mal kopiert/eingefügt. Mit Hilfe des Werkzeugs zum Drehen und Kippen stellen wir für jede Blattecke die richtige Schnittmarke her.

Jedes Dreieck habe ich dann mit Hilfe der Zwischenablage in das kleine Grafikprogramm Irfanview eingefügt und auf 0,6 x 0,6 cm verkleinert und (zur späteren Weiterverwendung) als .gif gespeichert.

Mit Hilfe des Positionsrahmens werden die Schnittmarken dann in der Wordvorlage (verankert im Kopf-/Fußzeilenbereich) angeordnet.

Jetzt folgt nur noch "exakte" Arbeit: Die Vorgaben des Grafik-Designers umsetzen und gleichzeitig darüber nachdenken, wie man dem späteren Benutzer das Füllen der Vorlage erleichtert - und er nicht das sorgfältig angelegte Layout "zerwürfelt"...

Etliche Probeausdrucke waren nötig - ach ja, auch der "alte" Word XP-Fehler schlug wieder voll zu: Die automatische Seitennummerierung klappte nicht - alle Seiten waren Seite 0!

Meine eigene Schuld: Ich hatte die letzten Update-Downloads versäumt und erst kurz vor dem Aufgeben als "letzte Chance auf Rettung" durchgeführt. Und siehe da: Wie durch Zauberhand klappt die Seitennummerierung jetzt (Service Pack 3)!


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